Hvis tidspunktet for nedsetting i grav ikke er fastsatt, vil den i familien som har ansvaret for gravferden motta forslag til dato og klokkeslett i brev fra kirkevergen. Urnen kan settes ned fra 14 dager etter seremonien og senest 6 måneder etter dødsfallet. Pårørende kan også ta kontakt med kirkevergens servicekontor og avtale tidspunkt direkte.

Det er vanlig å delta ved nedsetting av urne, men kan ingen delta må kirkevergens servicekontor gis beskjed. Ønskes deltagelse av for eksempel prest, må dette avtales på forhånd.

Ved urnenedsettingen vil en representant fra kirkegården møte med urnen. Ved eksisterende gravsted møter pårørende ved graven til avtalt tid - ved nytt gravsted avtaler pårørende med kirkevergens servicekontor hvor oppmøte skal skje. Hvis familien ikke aktivt gjør avtaler, vil kun en representant fra kirkegården møte med urnen: Familien blir bedt om å bekrefte at urnen er den riktige, og man vil så gå sammen til graven for å senke urnen.